۲۴ ساعت

نقش ارتقاء ظرفیت در پایداری و پیشرفت اداره

( هفدهمین سال نشراتی )

تاریخ نشر :  چهارشنبه ۲۹ اسد ( مرداد ) ۱۴۰۴ خورشیدی ۲۰ آگست  ۲۰۲۵ میلادی –  ملبورن – استرالیا

نقش ارتقاء ظرفیت در پایداری و پیشرفت اداره

نویسنده: نویدالله «صافی» استاد انستیتوت وزارت کار و امور اجتماعی

چکیده :

                آموزش یکی از اساسی ترین وسیله برای ارتقای ظرفیت فرد، اصلاح ساختار، تأمین ارتباطات و همکاری مناسب بین کارمندان در اداره، بوده که در منابع مختلف از جمله قرآن عظیم الشان و احادیث نبوی راجع به ارزش و جایگاه علم و دانش بیانات بیشماری صورت گرفته است، بناً آموزش در امورات رسمی و غیر رسمی حایز اهمیت است، پروسۀ آموزش در سازمان‌ها و ادارات زیر عنوان ارتقاء ظرفیت جهت بلند بردن بینش و نگرش کارمندان در رابطه به امور علمی_شغلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فرآیند از پروسۀ نیازسنجی آغاز شده و با ارزیابی درست خاتمه پیدا می‌نماید. در جریان این روند نکات ضعف شناسایی گردیده و برای حل و رفع آن‌ها اقدام صورت می‌گیرد، که در نتیجه باعث رشد مهارت‌ها و دانش کارمندان گردیده و باعث می‌شود اداره اصلاح شده، به پایداری و پیشرفت دست پیدا کند.

تعاریف کلی :

• آموزش: آموزش عبارت از فرآیند هدفمندی است که طی آن فرد، گروه یا جامعه، دانش، نگرش، مهارت‌ها و ارزش‌های جدید را از طریق روش‌های مختلف آموزشی کسب نموده و باعث ایجاد تغییرات پایدار در رفتار و توانایی‌های فرد به گونۀ می‌گردد تا فرد بتواند در زندگی شخصی، شغلی و اجتماعی خویش، عملکرد بهتری داشته باشد.
• ارتقاء ظرفیت: ارتقای ظرفیت عبارت از مجموعۀ فعالیت‌ها و راهکارهای است که به هدف افزایش توانایی‌ها، مهارت‌ها، دانش و نگرش فرد، سازمان یا جامعه صورت گرفته تا کارها به نحو مؤثرتر و بهتر انجام شود.
• نیازسنجی: نیازسنجی عبارت از فرآیند شناسایی و تحلیل فاصله بین وضع موجود و وضع مطلوب است تا مشخص شود چه تغییرات، منابع یا اقدامات برای رسیدن به اهداف نیاز است.
• مؤثریت: مؤثریت عبارت از انجام دادن فعالیت‌های که در جهت دست یابی به اهداف اداره به ما کمک می‌کند، به عبارت دیگر، مؤثریت یعنی انجام فعالیت‌های درست و صحیح می‌باشد(کیفیت).
• مثمریت: مثمریت یا اثربخشی عبارت از انجام دادن فعالیت‌های است که با استفاده از آن از سرمایه کم محصول یا نتیجه زیاد به دست آید، به عبارت دیگر، مثمریت یعنی انجام درست فعالیت‌ها(کمیت).

مقدمه :

                در جهان امروزی پیشرفت در تمام بخش‌ها به طور قابل ملاحظۀ در جریان است، برای پیشرفت یک جامعه ضرورت احساس می‌گردد تا سازمان‌ها و ادارات پویا و مؤثری داشته باشیم. برای سازمان‌ها و ادارات مؤثر و فعال ما نیاز به ساختار درست، منابع مؤثر و کارمندان توانا داریم و برای ایجاد و دستیابی به این همه نیاز مبرم به آموزش و تنظیم درست آن احساس می‌گردد، که این امر ممکن نیست، مگر اینکه بالای بخش مهم سازمان‌ها و ادارات که همانا ارتقاء ظرفیت می‌باشد، متمرکز شویم. ارتقاء ظرفیت در ادارات حیثیت قلب در بدن را دارد که به تمام بخش‌ها خون پمپاژ کرده و تمام اعضا را فعال نگه می‌دارد، ارتقاء ظرفیت باعث ایجاد و تنظیم درست ساختار سازمانی گردیده و تأمین کنندۀ درست رفتار سازمانی می‌باشد، نیروی انسانی را تقویت کرده و بهروری را افزایش می‌دهد.ارتقاء ظرفیت که توسط آموزش و با استفاده از روش‌های مختلف آموزشی صورت می‌گیرد، باعث ایجاد تغییر مثبت در بینش و نگرش فرد شده و در نتیجه تغییر در کارمندان و سازمان را در پی خواهد داشت، بناً در نخست نیاز است آموزش و مراحل آن به بحث گرفته شود.

آموزش و اهمیت آن :

              از آموزش و اهمیت آن در منابع مختلف بیاناتی صورت گرفته است، از آن جمله؛ در قرآن کریم، علم از جایگاه خاصی برخوردار است و در آیاتی زیادی به آن اشاره شده است، طوریکه نخستین آیات نازل شده بر رسول الله^(ص) با امر به خواندن و یادگیری آغاز می‌شود، یعنی به وضاحت ارزش علم و دانش را نشان می‌دهد؛ خداوند متعال می‌فرماید:

«اقْرَأْ بِاسْمِ رَبِّکَ الَّذِی خَلَقَ، خَلَقَ الْإِنْسَانَ مِنْ عَلَقٍ، اقْرَأْ وَرَبُّکَ الْأَکْرَمُ، الَّذِی عَلَّمَ بِالْقَلَمِ، عَلَّمَ الْإِنْسَانَ مَا لَمْ یَعْلَمْ، کَلَّا إِنَّ الْإِنْسَانَ لَیَطْغَىٰ، أَنْ رَآهُ اسْتَغْنَىٰ»(سورۀ علق).

ترجمه:«بخوان به نام پروردگارت که (هستی را) آفرید، انسان را از خون بسته آفرید، بخوان در حالی که پروردگارت کریم‌ترین است، همان که به وسیله قلم، به انسان آنچه را نمی‌دانست آموخت، مسلماً انسان طغیان می‌کند، برای اینکه خود را بی‌نیاز می‌پندارد».

همچنان در جای دیگر می‌فرماید:

«…قُلْ هَلْ یَسْتَوِی الَّذِینَ یَعْلَمُونَ وَالَّذِینَ لَا یَعْلَمُونَ إِنَّمَا یَتَذَکَّرُ أُولُو الْأَلْبَابِ»(سورۀ زمر آیه ۹).

ترجمه:«بگو: آیا برابر اند آنان که می‌دانند و آنان که نمی‌دانند؟ فقط خردمندان متذکر می‌شوند». و همچنان در احادیث زیادی بر علم و اهمیت آن تاکید شده است؛ پیامبر اسلام^(ص) می‌فرماید:

«خَیْرُکُمْ مَنْ تَعَلَّمَ الْقُرْآنَ وَعَلَّمَهُ» –بهترین شماکسی است که قرآن را بیاموزد و به دیگران بیاموزاند».بناً آموزش پروسۀ است که طی آن فرد مهارت‌های یادگیری، نگرش، بینش، عادات و رفتارهای خویش را تقویت نموده و باعث تغییرات همه جانبه در سلوک او نیز می‌گردد. آموزش نقش کلیدی را در موفقیت کارمندان بازی می‌کند، به نحو که به آن‌ها کمک می‌نماید تا مهارت‌های لازم در بخش‌های مختلف؛ مانند: تصمیم گیری درست، سازگاری با محیط و اطرافیان، مدیریت درست تیم، برخورد مناسب با تغییرات و تحولات و همچنان تعامل اجتماعی در محیط کاری، را کسب نمایند. آموزش باعث می‌شود تا کارمندان با دید بازتری به مسایل بنگرند و آن را تحلیل نمایند، راه‌های درست و جدید را پیشنهاد دهند، اعتماد به نفس قوی داشته و کارهای خویش را با انگیزه انجام دهند، توانمندی‌های ارتباطی و شخصیت فردی خویش را ارتقاء و رشد دهند، دیگران را تشویق کرده و به طرف اهداف سازمانی سوق دهند، با این حال سرمایه گذاری روی پروسۀ آموزش نه تنها به نفع فرد، بلکه به نفع تمام اداره خواهد بود. در دنیای امروز که تغییرات به سرعت اتفاق می‌افتد، کارمندانی که از دانش و تغییرات به وجود آمده به دور بمانند، جایگاه خویش را از دست می‌دهند، برعکس کارمندانی که با تغییرات و دانش به وجود آمده سازگار می‌شوند و می‌آموزند به الگوی مثبتی برای دیگران تبدیل خواهند شد. در نهایت آموزش نه تنها باعث ارتقاء مهارت‌های فردی گردیده، بلکه زمینۀ خودشناسی و توسعۀ مهارت‌های حرفوی در فرد را تقویت می‌کند.

مراحل مختلف فرآیند آموزش(ارتقاء ظرفیت) :

نیازسنجی آموزشی:

اولین و مهمترین بخش آموزش(ارتقاء ظرفیت) نیازسنجی یا شناسایی نیاز آموزشی کارمندان می‌باشد. نیازسنجی آموزشی روشی است که از طریق آن تعیین می‌گردد که کدام موضوع و چه نوع آموزش‌های برای بهبود عملکرد و رفع مشکلات موجود لازم است. شناسایی نیازهای آموزشی از طریق مطالعه اهداف وظایف، الزامات شغل و شایستگی‌ های کارمند، صورت می‌گیرد. مطالعه فرد، دانش، مهارت و توانایی‌های فرد، مشاهده مستقیم کار و عملکرد فرد، مطالعه نتایج مدیریت عملکرد، مقایسه عملکرد فرد با سایر همکاران و مصاحبه با فرد در رابطه به عملکرد و عوامل اثرگزار بر انجام کار می‌تواند اطلاعات لازم را برای نیازسنجی فراهم آورد. بعد از مطالعه این موارد باید مشخص گردد که کدام یک از مسایل و مشکلات را می‌توان با آموزش برطرف کرد و برنامه‌ها باید قسمی طراحی و اجرا شوند که به حل مشکلات موجود کمک نمایند، بنابر این در نیازسنجی می‌توان مراحلی چون: نظرسنجی از کارمندان، نظرخواهی از مدیران، مطالعه طرح‌های توسعۀ آینده، تحلیل شغل و مدیریت عملکرد، را تطبیق کرد.تعیین اهداف آموزشی: بعد از مشخص شدن نیازهای آموزشی، اهداف آموزشی باید تعیین گردد. هدف، افزایش کارایی‌های سازمان از طریق بهبود توانایی‌ها و شایستگی‌های کارمندان می‌باشد. اهداف باید واضح و روشن باشد؛ یعنی اهداف باید دارای مشخصه «مقدور»:(م: مشخص، ق: قابل اندازه گیری، د: دست یافتنی، و: وابسته به زمان و ر: رابطه مند) باشد. باید مشخص گردد که بعد از پایان دوره‌های آموزشی، کارمندان توانایی انجام چه کارها یا وظایفی را پیدا خواهند کرد و تحت کدام شرایط می‌توانند آموخته‌های خود را عملی سازند.

انتخاب روش آموزش: بعد از تعیین اهداف آموزشی، مهمترین نکته انتخاب روش یا میتود آموزش است. روش‌های متعددی برای آموزش وجود دارد، ولی اثربخشی روش آموزش به اهداف آن بستگی دارد. متداول ترین روش‌های آموزشی، که اینجا تنها به ذکر نام آن‌ها اکتفا می‌نماییم، عبارت اند از: روش یا میتود سخنرانی، روش کار گروپی، روش ایفای نقش، روش بازی‌های مدیریتی یا شبیه سازی، روش طوفان فکری، روش تلفیقی و سایر روش‌های آموزشی که نظر به اهداف آموزشی، برنامۀ آموزشی و اشتراک کنندگان، تعیین می‌گردد.

اجرای برنامۀ آموزشی: بعد از این که اهداف آموزش و روش‌های آموزشی تعیین گردید، مرحله اجرای برنامۀ آموزشی فرا می‌رسد، برنامۀ آموزشی زمانی مؤثر واقع می‌شود که به وظایف شغلی مرتبط باشد. برای اینکه برنامۀ آموزشی به طور مؤثر اجرا گردد باید زمینۀ مناسب برای یادگیری فراهم گردد؛ یعنی محیط مناسب یادگیری از لحاظ فزیکی و احساسی موجود باشد و فرد در شرایط نگرانی و اضطراب قرار نداشته باشد، مفاهیم، اصطلاحات و مثال‌ها باید از دنیای واقعی شغل باشد و از لحاظ دشواری، درک مطلب هم باید با سطح افراد متناسب باشد و همچنان از ساز و کار بازخور به طور درست استفاده صورت گیرد.

ارزیابی برنامۀ آموزشی: مرحله اخیر ارزیابی برنامۀ آموزشی است که در آن میزان مؤثریت و مثمریت برنامه مشخص می‌گردد. معمولاً اثربخشی برنامه‌های آموزشی بر اساس چهار معیار، ارزیابی و سنجیده می‌شود؛ که عبارت اند از:

الف– رضایت اشتراک کنندگان از برنامۀ آموزشی: ساده ترین و متداول ترین ارزیابی برنامه آموزشی، بررسی واکنش یا باخور اشتراک کنندگان است که از این طریق می‌توان نکات ضعف برنامه را شناسایی و بر طرف کرد.

ب- یادگیری حاصل از برنامه آموزشی: سنجش میزان درک و یادگیری اشتراک کنندگان مهم و حایز اهمیت است. بررسی اینکه تا چه اندازه تغییر در دانش و نگرش فرد رونما گردیده است با استفاده از روش‌های گروه کنترول و گروه گواه یا مربی‌گری (کوچینگ) مشخص می‌گردد.

ج- بررسی تغییر رفتار اشتراک کنندگان: انتقال مطالب و معلومات آموزشی، مسئلۀ بسیار مهم و با اهمیت است و بر این مطلب تأکید دارد که تا چه اندازه مطالب آموخته شده در وظیفه و کار فرد مؤثر واقع شده است، مسلم است هر اندازه تغییر رفتار بیشتر در جهت مطلوب باشد به همان اندازه برنامۀ آموزشی موفق تر ارزیابی می‌گردد.

د- بررسی نتایج: در بررسی مشخص می‌گردد که تا چه اندازه آموزش کارمندان به نتایج مطلوب چون کاهش ضایعات و شکایات، افزایش تولید با کیفیت و کار بهتر منجر گردیده است. اصلی ترین دغدغۀ ارتقاء ظرفیت این است که نشان دهد آموزش در صحنۀ عمل موجب ارتقای کارایی و اثربخشی شده و مفیده بوده است.

با انجام مراحل ذکر شده به این نتیجه خواهیم رسید که آموزش نقش کلیدی در پایداری و پیشرفت اداره دارد و این امر از طریق افزایش دانش، مهارت و توانایی کارمندان، بهبود عملکرد و کارایی اداره و در نهایت ارتقای سطح ارایه خدمات، حاصل می‌شود. روی هم رفته آموزش با نقش آفرینی‌های ذیل باعث پایداری و پیشرفت اداره می‌گردد:

• افزایش دانش و مهارت کارمندان: با استفاده از آموزش کارمندان می‌توانند مهارت‌های لازم را برای انجام وظایف خویش به دست آورند، که این امر باعث افزایش کیفیت کار و کاهش اشتباهات و خطاها می‌گردد.
• بهبود عملکرد: با آموزش درست و مناسب، کارمندان می‌توانند وظایف خویش را با سرعت و دقت بیشتری انجام داده و در نتیجه این امر به بهبود و کارایی کلی اداره کمک می‌نماید.
• توسعه نوآوری: آموزش می‌تواند بستر مناسب برای پرورش تفکر درست و نوآورانه را در کارمندان فراهم کند، که این امر باعث می‌شود اداره با چالش‌ها و مشکلات جدید به طور مؤثری مقابله نماید.
• ایجاد انگیزه و رضایت شغلی: آموزش به افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارمندان کمک نموده و منجر به کاهش نرخ جابجایی و حفظ نیروی متخصص در اداره می‌شود.
• تسهیل در پیاده سازی تغییرات: از آن جایی که تغییرات و تحولات در تمام عرصه‌ها به شدت در جریان است، آموزش می‌تواند به کارمندان کمک نماید تا با تغییرات و تحولات به وجود آمده سازگار شوند، به ویژه در شرایط که اداره در حال تحول و نوآوری است.
• بهبود همکاری و ارتباطات: آموزش مهارت‌های ارتباطی و همکاری کارمندان را تقویت کرده و باعث ایجاد یک محیط کاری مثبت و سازنده می‌گردد.
• کاهش هزینه‌ها و توسعه رهبری: آموزش به شناسایی و توسعۀ رهبران آینده در اداره کمک کرده و باعث افزایش کارایی و کاهش خطاها می‌گردد، که در نتیجه هزینه‌های اضافی کاهش پیدا کرده و از منابع موجود به شکل درست استفاده صورت می‌گیرد.

نتیجه گیری :

                مطالب ذکر شده در این بحث نشان می‌دهد که آموزش نقش قابل توجهی در ارتقای سطح دانش و نگرش، مهارت‌ها و رفتارهای فرد دارد، بنابر این تمام مراحل آموزش باید به صورت درست عملی گردد، از نیازسنجی شروع و تا ارزیابی به طور منظم تطبیق شوند تا باعث ایجاد تغییرات همه جانبه در فرد و تیم گردد، آن زمان می‌توانیم به پایداری و پیشرفت دست پیدا کرده و با تغییرات و تحولات که در عرصه‌های، علمی، تکنالوژیکی، اجتماعی و مدیریتی به وجود می‌آید، سازگار شویم. آموزش زمانی می‌تواند مؤثر تمام شود که مراحل آن به طور درست تطبیق شده باشد، اگر یکی از مراحل آن درست و به موقع تطبیق نگردد پروسۀ آموزش دچار مشکل شده و یا حتی ممکن است نتواند مشکلات را رفع نماید.