۲۴ ساعت

ادبیات دری

تاریخ نشر  پنجشنبه ۲۲ نوامبر ۲۰۱۲هالند

سید همایون شاه عالمی

ادبیات دری

قسمت چهارم

اصول نویسندگی

*****

سید همایون شاه (عالمی)

۱۹ نوامبر ۲۰۱۲ م

و اینک قسمت نهایی اصول نویسندگی را که توسط پوهاند دکتور عبدالقیوم (قویم) تحریر و پس از اهتمام توسط احمد فهیم (قویم) در چاپخانۀ خجندیان در سال ۱۳۸۵ خورشیدی در کابل اقبال چاپ یافته است ، تقدیم دوستداران ادبیات دری مینمائیم.

بخش چهارم

چگونگی نوشتن گزارش

گزارش عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم آگاهانه برای تصمیم گیرنده، امکان پذیر باشد.

   معمولاً گزارشها منعکس کنندۀ محتوا و نتایج مطالعات و تحقیقات ، نحوه و میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و دستورات، پیامد ها و بازتاب فعالیتها میباشد.

گزارش واسطه یی است میان پژوهشگران و مجریان طرح ها از سویی و مدیریت از سویی دیگر و تا حد زیادی بازتاب کیفیت کاری است که از آن خبر میدهد.

در بسیاری از طرح ها و برنامه های عمده و وسیع ، سیر پیشرفت مجموع کار و همچنین نتایج کار هر یک از افراد گروه در مراحل گوناگون باید معلوم باشد و در عین حال مشکلات و موانع مشخص شود. افراد گروه تا آنجا که وابستگی و ارتباط کاری شان اقتضا میکند، باید از میزان پیشرفت و نتایج فعالیت یکدیگر باخبر گردند. علاوه بر گزارش نهایی، به گزارشهای ادواری یا مرحله یی نیز نیاز خواهد بود. این گزارشها در جلساتی مطرح میشود و به ایجاد زمینه همکاری بیشتر و همچنین نظارت مستمر بر کار، کمک میکنند و در عین حال مدیریت را در جریان عملیات قرار میدهند. به گونه یی که با موقعیتی دور از انظار روبرو نشود و بتواند به موقع ، چاره جویی کند و حتی تغییر مسیر دهد. در گزارشهای نهایی ، از این گزارشهایی دوره یی یا مرحله یی ، البته با افزایشهای ضروری جدید در نتیجه گیری های نهایی استفاده میشود.

انواع گزارش:

گزارشها را میتوان با درنظرگرفتن وجوه مختلف از لحاظ نحوۀ ارائه ، هدف، زمان، محتوا، شکل و…. به انواع مختلف تقسیم کرد. گزارشها از حیث نحوۀ ارائه به دو قسمت کتبی و شفاهی تقسیم میشوند. همچنین میتوان گزارش را از حیث مقدار به گزارش کوتاه و مفصل تقسیم کرد. همینگونه نیز گزارش را به دستهء اطلاعاتی یا اطلاعی ، تحقیقی و تحلیلی تقسیم میکنند:

۱.   گزارش اطلاعی:

در گزارش اطلاعی گزارشگر اطلاعات لازم، اعم از آمار و ارقام را در اختیار گیرنده گزارش قرار میدهد، بدون آنکه در بارۀ مطالب گزارش، توضیح بیشتری دهد یا به تفسیر و تحلیل اطلاعات بپردازد.

۲.   گزارش تحقیقی:

این گزارش بر پایۀ تحقیق و بررسی استوار است. این نوع گزارشها گاهی صرفاً پژوهشی هستند و گاهی نحوهء بهره برداری از تحقیق را نیز مورد توجه قرار میدهند.

۳.   گزارش تحلیلی:

این نوع گزارش را میتوان کاملترین نوع گزارش دانست؛ زیرا آمیخته یی از گزارش اطلاعی، و تحلیلی است که با تجزیه و تحلیل و تفسیر مطالب همراه است.

ویژگیهای یک گزارش برازنده و موفق:

هر چند گزارشها از نظر منظور و هدف ، نحوۀ تهیه و ارائه با یکدیگر متفاوت هستند، در این نوشته چند نکته را یادآوری میکنیم که شامل تمام گزارشها میشود و رعایت آنها برای ارائه یک گزارش خوب و موفق و برازنده میتواند مؤثر باشد:

۱.   گزارش باید صرفاً منعکس کنندۀ حقایق باشد و در هیچ موردی ، اطمینان نابجا و غیر مستند ندهد. گزارش باید حاوی اطلاعات لازم و کافی باشد و از هرگونه مطلب غیر ضروری و یا غیر مفید دور باشد و به طور صحیح، تنظیم و تقسیم بندی شده باشد.

۲.   گزارش نباید خیلی طولانی و مفصل و نه خیلی کوتاه

۱.   گزارش اطلاعی:

 و موجز باشد، یعنی به اندازۀ مفصل باشد که همه نکات قابل ذکر را دربر گیرد و از طرفی در خواننده ایجاد ملال و خستگی نکند، بلکه رغبت و علاقۀ او را به خواندن و مطالعه برانگیزد تا خواننده آنرا به طور دقیق و جزء به جزء درک نماید.

۳.   گزارش در بر گیرندۀ ابتکار و تازگی باشد، بر علاوه ارائه واقعیتها به رهنمایی درست بپردازد و توان حل مسائل و مشکلات را داشته باشد و برای ازدیاد معلومات کمک کند.

۴.   گزارش باید بر اساس تفکر صحیح و منطقی تدوین شده باشد و از حدس و گمان و تخمین، غیر مستند دور باشد تا بخواننده معلومات نادرست انتقال داده نشود و در مطالب آن تضاد و دوگانگی راه نیاید.

۵.   گزارش باید از اظهار نظر صریح و قطعی در بارۀ مسائل مشکوک و اظهارات مبهم دور باشد.

۶.   نقل و قول ها باید بدون تحریف و با دقت تمام آورده شود.

بخشهای متمایز گزارش:

هر گزارش از چند بخش جداگانه تشکیل میشود:

۱.   در بر گیرندۀ جلد، عنوان، فهرست مطالب است.

۲.   محتوای گزارش که شامل مقدمه یا پیش درآمد، متن گزارش و نتیجه گیری است.

 ۳.    پایان گزارش که شامل پیوستها یا ضمایم، توضیح اصطلاحات و فهرست مراجع میباشد. لازم به یادآوریست که این ساختار مربوط گزارشهای مفصل است. البته در گزارشهای کوتاه بخش اول و دوم حذف می گردد و یا اگر ذکر آنها ضرور باشد، بسیار مختصر نوشته میشود.

       اکنون در بارۀ یکی از این بخشها به صورت موجز معلومات ارائه می گردد.

۱. بخش اول گزارش که میتوان آنرا ساختار بیرونی نامید، دربرگیرندۀ این اجزا می باشد:

الف – جلد: برای اینکه گزارش در بین اوراق و اسناد دیگر دفتر گم نشود، باید آنرا در داخل یک جلد یا پوش گذاشت. عنوان گزارش بر روی جلد در چارچوب یک شکل مستطیل مانند، طوریکه آن شکل بریده شده، معلوم شود. 

پوشی که برای جا دادن گزارش در نظر گرفته میشود، اگر سفید نباشد ، بهتر است ، زیرا پوش از اوراق گزارش تمایز نمی شود. گزارش قبل ازینکه در داخل پوش محکم شود، باید مطابق معیار نوشته یا تایپ و یا کمپیوتر گردد.

گزارش بر یک روی صفحه چاپ یا نوشته شود و هر ورق شماره گذاری گردد و کوشش به عمل آید تا مشخصات گزارش در صفحۀ عنوان نگاشته شود.

ب – صفحه عنوان: در صفحه اول ، مشخصاتی از قبیل عنوان گزارش، نام گزارش نویس، نام اداره یی که گزارش آن فراهم میشود، تأریخ نوشتن گزارش و مانند اینها درج گردد. اگر گزارش اداری و فنی به هدایت مقاماتی صورت میگیرد، باید یک صفحه برای ذکر این مسأله تخصیص یابد و ضمن نام مقام دستور دهنده برای تهیه گزارش، هدف اصلی گزارش ، زمانیکه تهیۀ گزارش را دربر گرفته و نام اشخاصی که از آنها معلومات اخذ میشود، ذکر گردد.

ج- پیشگفتار: پیشگفتار از اجزای ضروری یک گزارش نیست و با متن گزارش ارتباط مستقیم ندارد، بلکه بعضی مشکلات و موانع پیش آمده در جریان کار و تهیه گزارش از انجام یافتن برنامۀ کاری ذکر میشود.

د- فهرست مندرجات: در فهرست عنوان های اصلی نوشته میشود، اما اگر لازم باشد عنوانهای فرعی نیز ذکر شود، باید آنها را حد اقل به فاصلۀ یک سانتی متر بیشتر از عنوانهای اصلی از سمت راست صفحه قرار داد.

۲. محتوا یا متن گزارش:

مهمترین قسمت گزارش را این بخش تشکیل میدهد، زیرا آنچه در بخش اول و سوم آورده میشود، جز آسان کردن کار گیرنده یا نویسندهء گزارش، کدام نقش دیگر ندارد. اگر در ابتدای یک گزارش ، فهرست مندرجات و یا پیشگفتار آورده میشود و یا در ضمیمه، جدولها و یا نمونه های چند می آید، تنها برای آن است که به درک مطالب اساسی گزارش کمک کند و تسهیلاتی برای خواننده در بررسی موضوع فراهم نماید. در واقع بخشهای دیگر ، توضیحی بر متن گزارش شمرده میشوند. این بخش دارای سه جزء میباشد:

الف) مقدمه: با خواندن مقدمه نویسندۀ گزارش ، (خوانندۀ گزارش ) میتواند  به مسأله مورد پژوهش ، سابقۀ ذهنی پیدا کند و با آمادگی و روشن بینی بهتری متن گزارش را مورد مطالعه قرار میدهد. بهتر است زمانی نویسنده شروع به نگارش مقدمه بکند که متن گزارش کاملاً تهیه و فراهم شده باشد.

ب) متن:  برای تنظیم متن گزار، نخست باید بین مطلب پراکنده ارتباط فکری برقرار ساخت. این کار را در اصطلاح گزارش نویسی، فصل بندی می نامند. اگر چه تقسیم کردن گزارش به فصول مختلف ، از اهمیّت خاصی برخوردار است و خود نوعی نظم دادن به مطالب و طبقه بندی آنها محسوب میشود، اما از آن مهمتر ، انتخاب عنوان برای فصل هاست. در انتخاب و طبقه بندی آنها باید دقت بسیار نمود، زیرا همین عناوین است که میتواند برای گیرندۀ گزارش در دریافت مطالب و پیدا کردن راه خود در انبوه مسایلی که مطرح میشود، مؤثر واقع شود. رویهمرفته متن گزارش از حیث محتوا و مضمون این مطالب را دربر میگیرد:

–  بررسی و تحلیل دقیق مسأله     

– بیان سیر تاریخی با توجه به گزارشها و بررسی های قبلی

– بیان مسیر بررسی و طرح فریضه ها

– نکات مثبت و نتیجه بخش بررسی

– آخرین اطلاعات بدست آمده دربارۀ موضوع مورد بررسی.

ج – نتیجه گیری: گزارش در پایان کار خود، با توجه به زمینه یی که در متن ایجاد کرده و بر اساس اطلاعات گرد آوری شده ، به نتیجه گیری میپردازد. و در این قسمت از ذکر مطالب جدید باید خود داری کرد، بلکه فقط کوشش نمود تا مطالب ذکر شده در متن مورد تأیید قرار گیرد.

۳. پیوستها یا ضمایم گزارش: در صورتیکه آوردن بعضی جدول ها یا توضیحات دیگر بنا بر دلایلی در متن گزارش ممکن نباشد، میتوان آنها را در بخش پیوستها یا ضمایم گزارش آورد. به طور کلّی ارائه ارقام و شواهد در متن اصلی گزارش چندان پسندیده تلقی نمی گردد، بنا بر آن بهتر است دلایل، شواهد تفصیلی، جدولهای طولانی ، اسناد منقول از مدارک دیگر، در انتهای گزارش ، واژه نامه و فهرست منابع قرار گرفته می تواند.

خلاصۀ گزارش: از آنجایی که بعضاً کسانی که گزارشها به آنها تقدیم میشود، بسبب نداشتن وقت کافی و مفصل بودن گزارش، نمیتوانند گزارش را به تمامی مطالعه نمایند، مخصوصاً مقدمات عالی و آنانی که در رأس اداره ها قرار دارند، بنا بر آن باید علاوه بر ارائه گزارش،

خلاصۀ از آن نیز تهیه گردد و در اختیار آن مقام قرار داده شود. نکاتی که رعایت آنها در نوشتن خلاصه ضروری می باشد، اینها اند:

–    خلاصه معمولاً به زمان گذشته بیان میشود، زیرا به کاری که انجام شده است ارجاع داده میشود.

–    خلاصه در حقیقت نسخۀ کوچکی از گزارش میباشد و به خواننده امکان میدهد که سریع و دقیق در مورد گزارش ابراز نظر کند.

–   خلاصه باید بیشتر به نتایج بپردازد تا به جزئیات.

–   در خلاصه باید از جمله های کوتاه و ساده استفاده کرد.

–   تمام ِ خلاصه باید در یک پاراگراف گنجانیده شود. مطالب این پاراگراف باید بهم پیوسته باشد ، نه بصورت یک سلسله جملات نا مربوط.

–   استفاده کردن از مخفف ها و اصطلاحات ممکن است به خلاصه کردن مطلب کمک کند و در صورت ضرورت میتوان از آنها استفاده کرد، مشروط بر آنکه قابل درک باشند، مثلاً به    برای خواننده به سادگی قابل درک است.( Kg و به جای کیلو گرام ( (cm)جای سانتی متر   با آنهم لازم است اگر از مخفف ها استفاده میشود، یک بار شکل کامل آن توضیح گردد، سپس از آنها استفاده صورت گیرد.

چگونگی ِ یک خلاصه خوب: یک خلاصه خوب دارای ویژگیهای ذیل میتواند باشد:

–  مختصر بودن : یک خلاصه نباید از یک بیستم تا یک دهم طول کل گزارش تجاوز کند.

–   صحت و درستی : باید خلاصه با اصل گزارش تطبیق شود تا بروز نادرستی محسوس نگردد.

–  وضوح و روشنی: یعنی مطالب خلاصه به آسانی قابل درک باشد.

اجزای ساختاری یک خلاصه:

۱-  معرفی موضوع

۲-  روش مورد استفاده

۳- خلاصه نتایج

۴- بحث های اساسی و پیشنهاد های معقول.

انواع خلاصه ها:

 دراین نوع خلاصه ها ، ماهیت مسأله، روش (Informative) خلاصه های اطلاعاتی

 استفاده شده در حل آن نتایج حاصل شده مشخص میشود.

  یا تشریحی: این خلاصه ها بیان کننده موضوع  (Descriptive) خلاصه های توصیفی

گزارش ها است و برای خواننده مشخص میکند که آیا لازم است تمام گزارش را بخواند یا به

خواندن خلاصه اکتفا کند.

پایان قسمت چهارم

سید همایون شاه (عالمی)